Ein Assistent kann Informationen schneller zusammenführen. Er kann aber nicht entscheiden, welche Dateien in Ihrem Unternehmen ordentlich abgelegt sein sollten. Genau dort lohnt es sich, vor einem KI-Pilotprojekt anzusetzen.
Was Ihr Team finden kann, zählt
Microsoft beschreibt, dass Copilot bei Unternehmensinformationen bestehende Zugriffsberechtigungen berücksichtigt. Das ist eine wichtige Grundlage. Wenn jedoch eine vertrauliche Datei schon heute für einen zu grossen Personenkreis freigegeben ist, wird diese Freigabe durch den Einsatz von KI nicht automatisch korrigiert.
Ein sinnvoller Einstieg ist deshalb eine gemeinsame Prüfung mit den Verantwortlichen der wichtigsten Ablagen. Welche Teams existieren noch aus alten Projekten? Welche externen Gäste benötigen weiterhin Zugriff? Wo liegen aktuelle Vorlagen, und wo stehen veraltete Versionen daneben?
Eine konkrete Aufgabe auswählen
«Wir möchten KI einsetzen» ist noch kein überprüfbares Ziel. Besser ist eine klar abgegrenzte Aufgabe. Ein Beispiel: Ein Projektteam möchte aus freigegebenen Besprechungsnotizen einen ersten Entwurf für die nächste Statusmeldung erstellen. Die verantwortliche Person prüft den Entwurf anschliessend gegen die Originalnotizen.
Für diesen Versuch lässt sich feststellen, ob die Informationen auffindbar sind, ob wichtige Details fehlen und wie viel Nacharbeit nötig ist. Das Ergebnis ist aussagekräftiger als ein allgemeiner Test ohne festen Ablauf.
Vier Fragen vor dem Pilot
- Welche konkrete Aufgabe soll leichter werden?
- Welche Daten darf das Werkzeug dafür verwenden?
- Wer prüft das Ergebnis und entscheidet über seine weitere Nutzung?
- Woran erkennen wir nach einigen Wochen einen tatsächlichen Nutzen?
Regeln in den Alltag übersetzen
Ihr Team braucht verständliche Beispiele. Legen Sie fest, welche Informationen in welchem Werkzeug verarbeitet werden dürfen und wann eine zusätzliche Prüfung nötig ist. Klären Sie auch, wie fehlerhafte Ergebnisse gemeldet werden. Eine kurze, konkrete Arbeitsanweisung ist für den Einstieg oft nützlicher als ein umfangreiches Dokument ohne Bezug zum Alltag.
Starten Sie mit einer Aufgabe, einem kleinen Team und einem überprüfbaren Ergebnis. Erweitern Sie den Einsatz erst, wenn die Grundlage funktioniert.
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