Wer Teams bereits für Besprechungen nutzt, möchte häufig auch Geschäftsanrufe dort führen. Die Oberfläche ist vertraut. Für einen reibungslosen Wechsel müssen trotzdem einige Grundlagen geklärt werden.
Die heutigen Gesprächswege aufnehmen
Notieren Sie, was passiert, wenn jemand Ihre Hauptnummer anruft. Klingelt ein Gerät oder ein ganzes Team? Gibt es eine Ansage? Wer übernimmt in der Mittagspause oder während Ferien? Diese alltäglichen Details entscheiden darüber, ob die neue Telefonie gut funktioniert.
Berücksichtigen Sie auch Geräte, die leicht vergessen werden: beispielsweise Türsprechstellen oder andere Systeme mit Telefonanbindung. Sie benötigen unter Umständen eine gesonderte Lösung.
Technik und Verträge zusammen betrachten
peoplefone bietet mehrere Anbindungswege für Microsoft Teams, darunter Direct Routing und Operator Connect. Diese unterscheiden sich in Einrichtung und Betriebsmodell. Welche Variante passt, muss gemeinsam mit den benötigten Lizenzen und den bestehenden Verträgen geprüft werden.
Erstellen Sie eine vollständige Rufnummernliste und prüfen Sie Zuständigkeiten, Kündigungsfristen und den geplanten Portierungstermin. Eine verfrühte Kündigung kann die Umstellung unnötig erschweren.
Mit einer kleinen Gruppe testen
Vor dem Wechsel des gesamten Unternehmens lohnt sich ein Pilot mit Personen aus unterschiedlichen Rollen. Testen Sie eingehende und ausgehende Gespräche, Weiterleitungen und Vertretungen. Lassen Sie die Beteiligten die vorgesehenen Headsets oder Telefone im tatsächlichen Arbeitsumfeld ausprobieren.
- Funktioniert die Hauptnummer wie vorgesehen?
- Werden Anrufe im Vertretungsfall richtig verteilt?
- Ist das Verhalten ausserhalb der Öffnungszeiten klar?
- Weiss das Team, wie es Gespräche weitergibt?
Auch den Ausnahmefall besprechen
Die Erreichbarkeit sollte nicht erst bei einem Internetausfall zum Thema werden. Besprechen Sie, welche Ausweichwege benötigt werden und welche Möglichkeiten die gewählte Lösung dafür bietet. Halten Sie fest, wer Änderungen im Störungsfall vornehmen kann.
Planen Sie die Umstellung aus Sicht eines anrufenden Kunden. Die neue Technik sollte für ihn vor allem eines bedeuten: Er erreicht weiterhin die richtige Person.
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